Wenn Sie eine eigene ergotherapeutische Praxis führen, kennen Sie das Problem: Zwischen Therapie, Berichten für Ärztinnen und Ärzte, Verordnungsprüfung, Abrechnung, Telefon, E-Mails und Dokumentation bleibt kaum Zeit für das, was eigentlich im Mittelpunkt stehen sollte – Ihre Patientinnen und Patienten.

Genau hier setzt moderne Praxissoftware für Ergotherapie an. Aber: Der Markt ist unübersichtlich. Viele Lösungen wirken auf den ersten Blick ähnlich – und im Alltag merkt man, dass kleine Details über Stress oder Entlastung entscheiden.

In diesem Beitrag schauen wir uns strukturiert an, welche Funktionen eine gute Praxissoftware für Ergotherapie heute mitbringen sollte, wie Sie typische Fehler bei der Auswahl vermeiden und warum gerade Dokumentation, Befundberichte und Kommunikation mit Ärztinnen und Ärzten zum wahren Engpass werden. Außerdem zeigen wir, wie eine spezialisierte Lösung wie DocReport Ihre bestehende Praxissoftware sinnvoll ergänzen kann.

1. Was macht eine gute Praxissoftware für Ergotherapie aus?

Praxissoftware ist nicht einfach „ein Programm für Termine“. Gerade in der Ergotherapie sind die Anforderungen komplex: unterschiedliche Verordnungen (zum Beispiel GKV, PKV, BG), verschiedene Fachbereiche (Neurologie, Pädiatrie, Orthopädie, Geriatrie, Psychiatrie) und ein hoher Dokumentationsaufwand mit Befunden, Therapieverläufen, Zielvereinbarungen und Verlaufsberichten.

Eine gute Praxissoftware für Ergotherapie sollte daher drei Dinge gleichzeitig können:

• Organisation & Verwaltung: Termine, Patientenstammdaten, Verordnungen, Räume, Therapeutinnen und Therapeuten, Abrechnung
• Therapieprozess abbilden: Befunde, Ziele, Behandlungspläne, Verlaufsdokumentation, eingesetzte Verfahren
• Kommunikation & Berichte vereinfachen: Arztberichte, Verlaufsberichte, Stellungnahmen und Rückmeldungen an Kostenträger

Der wichtigste Punkt: Die Software muss sich Ihrem Arbeitsalltag anpassen, nicht umgekehrt. Wenn Sie mehr Zeit mit Klicks als mit Patientenkontakt verbringen, ist das System entweder falsch konfiguriert oder grundsätzlich nicht passend.

2. Typische Funktionen einer Praxissoftware – und welche wirklich wichtig sind

Viele Anbieter listen lange Feature-Listen. Entscheidend ist, welche Funktionen Sie täglich nutzen. Die wichtigsten Bereiche im Überblick:

2.1 Termin- und Ressourcenplanung

• Einfaches Anlegen von Einzel- und Gruppenterminen
• Serientermine für langfristige Behandlungen
• Raum- und Therapeutenplanung mit klarer Übersicht
• Wartelistenfunktion für neue Patientinnen und Patienten
• Optionale Erinnerungen per SMS oder E-Mail

Worauf Sie achten sollten: Die Planung muss schnell per Drag & Drop funktionieren. Wenn Sie für eine einfache Terminverschiebung mehrere Dialogfenster öffnen müssen, verlieren Sie im Alltag massiv Zeit.

2.2 Patientenverwaltung & Verordnungen

• Stammdatenverwaltung inklusive behandelnder Ärztinnen und Ärzte
• Verordnungserfassung (Anzahl, Frequenz, Gültigkeit, Zuzahlungsstatus)
• Dokumentation von Kostenträgern und Genehmigungen
• Schnellzugriff im Behandlungsraum, idealerweise via Tablet oder Laptop

Wichtig für Ergotherapie: Die Software sollte unterschiedliche Verordnungstypen und Regelwerke nachvollziehbar abbilden und Sie bei formalen Fehlern frühzeitig warnen.

2.3 Dokumentation & Befunde

Hier liegt der größte Hebel – und leider auch oft das größte Frustpotenzial. Typische Funktionen:

• Strukturierte Anamnese- und Befundmasken für verschiedene Fachbereiche
• Freitext-Felder für ergotherapeutische Beobachtungen im Alltag
• Zielvereinbarungen (zum Beispiel SMART-Ziele) und Teilziele
• Verlaufsdokumentation nach jeder Sitzung
• Abbildung von standardisierten Tests und Skalen

Oft ist es genau diese Dokumentation, die im Alltag liegen bleibt – und dann abends oder am Wochenende nachgeholt werden muss. Hier setzt DocReport an: Statt bei jedem Patientenbericht wieder bei Null anzufangen, diktieren oder tippen Sie Stichpunkte, und die KI generiert daraus einen strukturierten ergotherapeutischen Bericht.

2.4 Abrechnung & Schnittstellen

• Erfassung der erbrachten Leistungen
• Erstellung von Abrechnungsdateien für Rechenzentren und Kostenträger
• Mahnwesen und Offene-Posten-Listen
• Optional: Schnittstelle zu Buchhaltungssystemen

Eine Praxissoftware, die keine solide Abrechnung beherrscht, ist keine ernstzunehmende Lösung. Gleichzeitig dürfen Abrechnungsmasken nicht so kompliziert sein, dass Ihr Team davor zurückschreckt, sie zu nutzen.

3. Die besondere Herausforderung der Ergotherapie: Komplexe Verläufe verständlich dokumentieren

Ergotherapie folgt selten einem starren Schema. Jeder Mensch bringt ein eigenes Umfeld, unterschiedliche Ressourcen und Ziele mit – von Selbstversorgung im Alltag über schulische Anforderungen bis hin zur beruflichen Wiedereingliederung.

Für die Dokumentation bedeutet das:

• Individuelle Ziele wie selbstständiges Anziehen, Verbesserung der Feinmotorik oder Organisation des Schulmaterials
• Verlauf über mehrere Wochen oder Monate mit kleinen Fortschritten, Plateaus und Rückschritten
• Berichte für unterschiedliche Adressaten – von Hausärztinnen über Kinder- und Jugendpsychiatrie bis hin zu Schulen und Ämtern

Genau diese Berichte sind für viele Ergotherapeutinnen und Ergotherapeuten der größte Zeitfresser: Arztberichte vor Verordnungsverlängerung, Verlaufsberichte nach mehreren Monaten Therapie oder Stellungnahmen für Schulen und Kostenträger.

4. Wie DocReport Ihre Praxissoftware für Ergotherapie sinnvoll ergänzt

DocReport ist kein All-in-one-Praxissystem, sondern spezialisiert auf das, was in vielen Praxen am meisten Zeit kostet: medizinische und therapeutische Dokumentation, Berichte und KI-gestützte Unterstützung im Alltag.

Typische Anwendungsfälle in der Ergotherapie:

• Sie diktieren nach der Sitzung kurz die wichtigsten Punkte zum Verlauf.
• DocReport erstellt daraus einen strukturierten Therapiebericht, den Sie bei Bedarf anpassen.
• Für Arztberichte vor Verordnungsverlängerungen generiert die KI einen klar gegliederten Text, der Ihre Fachlichkeit widerspiegelt.

Gerade wenn Ihre aktuelle Praxissoftware Ergotherapie bei Texten und Freidokumentation schwach ist, können Sie DocReport wie eine zusätzliche Schicht darüber legen: Berichte schreiben mit KI, PDF exportieren oder Text kopieren – und dann in Ihr bestehendes System übernehmen.

5. Auswahl einer Praxissoftware: 7 Fragen, die Sie sich stellen sollten

Bevor Sie sich für eine Praxissoftware entscheiden – oder Ihr aktuelles System ergänzen –, helfen diese Fragen bei der Orientierung:

1. Wie viel Zeit verbringt mein Team aktuell mit Dokumentation und Berichten pro Woche?
2. Gibt es klare Standards, wie Berichte in unserer Praxis aussehen sollen?
3. Lässt sich die Software sinnvoll mit KI-Tools kombinieren, zum Beispiel DocReport?
4. Unterstützt die Praxissoftware unsere Fachbereiche konkret – oder ist sie eher allgemeines Heilmittel-Tool?
5. Wie intuitiv ist die Bedienung, auch für neue Kolleginnen und Kollegen?
6. Wie sieht der Support aus – gibt es Schulungen, Onboarding und guten deutschsprachigen Service?
7. Wie flexibel ist das System, falls wir Standorte, Team oder Angebot erweitern möchten?

6. Häufige Fehler bei der Auswahl von Praxissoftware in der Ergotherapie

Viele Praxen machen ähnliche Erfahrungen:

• Nur auf den Preis geschaut: Das günstigste System spart auf dem Papier Geld, kostet aber jeden Tag Zeit.
• Abrechnung im Fokus, Dokumentation vergessen: Die Kasse bekommt ihre Daten, aber Ihre Berichte dauern weiterhin Stunden.
• Team nicht eingebunden: Die Leitung entscheidet, das Team arbeitet weiter mit Notlösungen und „Workarounds“.
• Keine klaren Ziele definiert: „Wir brauchen irgendwas Neues“ ist kein Ziel. Besser: „Wir wollen die Dokumentationszeit pro Patient um 30 % senken.“

7. DocReport als Baustein im digitalen Praxis-Ökosystem

Statt der einen Software, die alles perfekt kann, denken immer mehr Praxen in Bausteinen:

• Solide Praxissoftware für Ergotherapie als Grundlage für Termine, Verordnungen und Abrechnung
• DocReport als spezialisierte Lösung für Dokumentation, Berichte und KI-gestützte Unterstützung

So kombinieren Sie das Beste aus beiden Welten: Ihre bestehende Praxissoftware bleibt das Rückgrat der Organisation, während DocReport Ihre Dokumentation leichter, einheitlicher und schneller macht.

8. Fazit: Praxissoftware Ergotherapie + intelligente Dokumentation = mehr Zeit für Therapie

Die ideale Praxissoftware für Ergotherapie vereint Organisation, Abrechnung und Therapiedokumentation in einem flüssigen Workflow. Wenn Sie diesen Kern mit einer Lösung wie DocReport erweitern, holen Sie sich genau dort Unterstützung, wo es im Alltag am meisten brennt: bei Berichten, Verlaufsdokumentation und Kommunikation mit Ärztinnen und Ärzten.

Wenn Sie sehen möchten, wie sich das in Ihrer Praxis anfühlt, können Sie DocReport einfach ausprobieren – und selbst entscheiden, wie viel Zeit und Nerven Sie dadurch in Ihrer Ergotherapie-Praxis sparen.